Organizzare una fiera, alcuni consigli

Al termine dell’emergenza pandemica, diverse iniziative evergreen per la sponsorizzazione e il networking sono andate ad unirsi con le nuove pratiche digitali diffusesi durante i mesi di lockdown. Resta, comunque, che l’organizzazione di eventi come le fiere rappresenti una delle forme più efficaci di diffusione del brand e di potenziamento delle reti collaborative tra le varie company. Proprio per questo motivo, al di là di webinar, meeting online e riunioni interne, diverse realtà continuano ad indire eventi di proporzioni più grandi in cui far confluire potenziali clienti, collaboratori, aziende affini e collaterali.

Le fiere rappresentano il sunto migliore di tutto questo, raccogliendo diversi produttori, accomunati dal medesimo settore o da vision e prodotti simili. Le fiere possono assumere anche tratti internazionali quando ben organizzate. Si tratta, del resto, di un investimento particolarmente considerevole in termini economici che, se ben pianificato, però, può condurre a risultati particolarmente concreti e di successo.

Nelle prossime righe andremo a scoprire alcuni consigli utili per rendere efficace e fruttuoso un evento come una fiera, vedendo come organizzarlo attraverso alcuni consigli particolarmente utili per far valere ogni istante trascorso da potenziali clienti ed aziende a visionare e pubblicizzare determinati prodotti o servizi.

Pianificare l’evento in modo dettagliato

La primissima fase, da non sottovalutare assolutamente, è quella dell’organizzazione. Bisognerà, dunque, delineare gli obiettivi della fiera, quale tipo di risultati vorremo trarre e perché intendiamo investire proprio su una fiera. Una volta definiti gli obiettivi della fiera, sarà più semplice mettere in piedi una scaletta con cui poter dare ritmo e dinamica all’intero evento. Suggeriamo di suddividere obiettivi diretti ed indiretti, come aumentare il fatturato, ma anche trovare nuovi partner. In questa fase diventa importantissima l’impostazione di un budget utile alla valutazione dei costi, non solo per l’allestimento, ma anche per il personale richiesto e la sponsorizzazione dell’evento.

Affidarsi a degli esperti

Come già accennato in precedenza, mettere su una fiera, soprattutto quando essa andrà a coinvolgere grandi aziende non è affatto un’impresa facile. È per questo che vi consigliamo vivamente di rivolgervi a realtà professioniste di settore per il loro allestimento, puntando su qualità e performance per non rischiare di vanificare i propri sforzi. A tal proposito, vi consigliamo vivamente di dare un’occhiata alla proposta di Emergenzesonore.com in termini di allestimenti per eventi di varia natura e providing di strumentazione di vario genere qualora dovesse essere necessaria al fine ultimo della fiera.

Organizzare le attività successive alla fiera

Dopo aver pubblicizzato adeguatamente l’evento e aver regalato un’esperienza particolarmente emozionante ai partecipanti, al punto da essere definibile memorabile, sarà importantissimo sfruttare la wave della fiera stessa e prendere di petto il lavoro che si realizzerà dopo l’evento stesso. In questo frangente, infatti, bisognerà processare e catalogare tutte le informazioni, gli ordini e i contatti raccolti durante l’evento ed essere abbastanza lungimiranti da pianificare le varie strategie da attuare con i clienti acquisiti.

Ciò significa pianificare da subito i tempi e le modalità di consegna degli ordini raccolti, ma anche di provvedere alla registrazione dei nuovi utenti all’interno del network e di valutare meeting utili alla fidelizzazione e alla conservazione di determinati rapporti di collaborazione o clientela nel caso di aziende B2B. Al termine della fiera, poi, bisognerà tirare le somme per comprendere l’andamento di quest’investimento.

Consigliamo di farlo a circa uno o due mesi dall’evento, al fine di scoprire se, un’iniziativa del genere, possa effettivamente essere fruttuosa o meno per il tipo di azienda che l’ha indetta o, in generale, per il settore in cui va ad immergersi e, in caso positivo, pensare di indire un’iniziativa simile, se non uguale, in un futuro più o meno prossimo.